Daftar subyek berkode adalah daftar yang berisikan istilah-istilah subyek yang dilengkapi dengan kode dari istilah subyek bersangkutan. Kode atau biasa juga disebut notasi adalah tanda pengenal identitas dari sesuatu istilah subyek. Kegunaan kode ini sesungguhnya adalah 1. Untuk memudahkan mengetahui kelompok dari sesuatu subyek. 2. Untuk memudahkan penentuan lokasi dan urutan-urutan penyimpanan bahan-bahan dari subyek pada Sistem Pokok Masalah Kegunaan kode yang terakhir lebih ditujukan pada penggunaan koleksi perpustakaan, di mana buku-buku di rak berdasarkan kode yang ditempelkan punggung buku. Untuk arsip yang banyak, seperti Arsip Nasional atau Sentral Arsip suatu instansi, kode memang sangat diperlukan untuk menentukan lokasi dan urut-urutan penyimpanan. Sementara itu, untuk arsip- arsip di bagian atau unit suatu instansi penyertaan kode pada istilah subyek agaknya tidaklah diperlukan benar, bahkan dapat bisa menyulitkan petugas untuk mengingat-ingat kode untuk mengetahui lokasi arsip. Persyaratan bagi model kode yang dipilih adalah, 1 singkat dan jelas, 2 mudah dipahami dan diingat; 3 mudah dibaca; 4 sederhana dalam penulisan. Ada 3 macam kode yang dapat dipilih, yakni angka, haruf, dan gabungan angka dan huruf atau huruf dan angka. 1 Kode angka dapat dapat berupa angka arab, misalnya 1,2,3; angka romawi misalnya I, II, III; angka desimal misalnya 00, 11, angka Duplex misalnya 1-3, 7-10, 11-13. 2 Kode huruf dapat berupa huruf besar seperti A, B, C; huruf kecil seperti a, b, c, d; gabungan huruf AA, AB, ac, ad, Ac; kependekakan seperti KU keuangan, KP kepegawaian, PL perlengkapan. 3 Kode gabungan angka dan huruf atau huruf dan angka, misalnya 4 Salah satu contoh dari daftar subyek berkode dicantumkan berikut ini, yang diambil sebagian dari Daftar Klasifikasi Kearsipan Departemen Dalam Negeri RI. Kode yang mewakili kelas masalah sebenarnya sudah cukup memadai bagi penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Jika untuk keperluan khusus terutama untuk kecermatan dan ketepatan lebih lanjut, maka masalah atau subyek dapat diteruskan dengan tambahan kode seperti bentuk penyajian, wilayah dan komponen. Bentuk penyajian mendapat tambahan kode sebagaimana contoh berikut ini. -01 Laporan -02 Statistik -13 Seminar, Lokakarya -04 Peraturan Perundang-undangan -05 Penelitian -06 Pendidikan -07 Perencanaan -08 Panitia -09 Ceramah Berikut ini diberikan contoh kode subyek yang mempergunakan tambahan bentuk penyajian 480 Media Massa -13 Lokakarya Lokakarya Media Massa Untuk melengkapi masalah dengan wilayah, maka kode masalah dapat ditambah dengan kode wilayah sebagai berikut -1 Pusat -2 Sumatra – 21 Ace -22 Sumatra Utara dan seterusnya -3 Jawa –31 DKI Jakarta -32 Jawa Barat dan seterusnya. -4 Kalimantan -41 Kalimantan Barat -42 Kalimantan Tengah dan seterusnya -5 Sulawesi -51 Sulawesi Utara -52 Sulawesi tengah dan seterusnya. Kode masalah dapat juga ditambah dengan kode singkatan nama instansi sebagaimana contoh berikut -IJ Inspektorat Jenderal -SJ Sekretaris Jenderal -SP Direktorat Jenderal Sosial Politik dan seterusnya. Contoh kode subyek yang disertai oleh kode singkatan nama instansi 700 Pengawasan -SJ Sekretariat Jenderal 700-SJ Pengawasan di Sekretariat Jenderal Dari pembehasan di atas, jelas bahwa pola klasifikasi dan kode yang akan diterapkan sebaiknya adalah buatan sendiri, sehingga akan sesuai dengan kebutuhan arsip instansi bersangkutan.

tuliskan pengertian dari daftar klasifikasi subjek